Bewerbungen erhalten und managen im Business-Portal

Lernziel

Am Ende dieses Tutorials kannst du als Unternehmen eingehende Bewerbungen im Business-Portal vollständig verwalten. Du weißt, wie du neue Bewerbungen einsiehst, Bewerbungsunterlagen prüfst, Bewertungen abgibst, Talente zu Vorstellungsgesprächen einlädst, Zusagen oder Absagen versendest und Bewerbungen aus externen Kanälen manuell erfasst.

Voraussetzungen

• Du hast ein aktives Unternehmenskonto im KaoBa Business-Portal. Falls nicht, folge zuerst dem Tutorial „Als Unternehmen auf KaoBa registrieren“.
• Du bist im Business-Portal angemeldet und dein Nutzerkonto verfügt über die Berechtigung „Bewerbungen ansehen“ beziehungsweise „Bewerbungen bearbeiten“.
• Dein Unternehmen hat mindestens eine veröffentlichte Stellenanzeige, auf die sich Talente bewerben können.
• Idealerweise liegt bereits mindestens eine eingegangene Bewerbung vor, damit du die einzelnen Schritte direkt nachvollziehen kannst. Falls noch keine Bewerbung vorliegt, kannst du in Schritt 8 lernen, wie du eine Bewerbung manuell erfasst.
• Plane etwa 20 Minuten für das gesamte Tutorial ein.

Dieses Tutorial richtet sich an alle Unternehmensnutzer, die zum ersten Mal mit dem Bewerbungsmanagement im Business-Portal arbeiten. Besondere Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Schritt 1: Bewerbungsübersicht öffnen

Navigiere nach der Anmeldung im Business-Portal in der Hauptnavigation zum Bereich Bewerbungen. Du gelangst zur zentralen Bewerbungsübersicht, in der alle eingegangenen Bewerbungen für dein Unternehmen aufgelistet sind.

Die Übersicht zeigt standardmäßig eine Tabellenansicht mit allen Bewerbungen. Jede Zeile enthält den Namen des Talents, die zugehörige Stellenanzeige mit Standort und Beschäftigungsart, das Eingangsdatum, die aktuelle Bewertung, die Anzahl angehängter Dokumente und den Status der Bewerbung.

Am oberen Rand der Tabelle findest du drei Steuerungselemente: ein Suchfeld für die Freitextsuche nach Namen oder Stellen, einen Statusfilter zum Eingrenzen nach Bearbeitungsstand und einen Stellenfilter zum Eingrenzen auf eine bestimmte Stellenanzeige. Nutze diese Filter, um bei vielen Bewerbungen schnell die relevanten Einträge zu finden.

Falls dein Nutzerkonto einem bestimmten Standort zugeordnet ist, siehst du nur Bewerbungen für Stellenanzeigen dieses Standorts. Das ist keine Einschränkung, sondern stellt sicher, dass jeder Standort seine eigenen Bewerbungen verwaltet.

Woran erkennst du, dass es funktioniert hat? Du siehst die Bewerbungsübersicht mit mindestens einer Bewerbung. Die Tabelle zeigt Spalten für Name, Stelle, Datum, Bewertung, Dokumente und Status. Die Filter reagieren auf deine Eingaben.

Schritt 2: Zwischen Tabellenansicht und Stellenübersicht wechseln

Oberhalb der Tabelle befinden sich zwei Ansichts-Buttons: Tabellenansicht und Stellenübersicht. Die Tabellenansicht zeigt alle Bewerbungen einzeln auf. Die Stellenübersicht gruppiert die Bewerbungen nach Stellenanzeigen und zeigt für jede Stelle eine Zusammenfassung der Bewerbungsstatus.

Klicke auf Stellenübersicht. Du siehst nun eine kompakte Tabelle mit einer Zeile pro Stellenanzeige. Jede Zeile zeigt den Stellentitel, den Standort und eine Aufschlüsselung der Bewerbungen nach Status: Gesamt, Neu, Geprüft, Eingeladen, Eingestellt, Abgelehnt und Zurückgezogen. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn du mehrere offene Stellen gleichzeitig betreust und dir einen schnellen Überblick verschaffen möchtest.

Klicke auf eine Zeile in der Stellenübersicht, um automatisch zur Tabellenansicht zu wechseln — gefiltert auf die ausgewählte Stelle. So springst du direkt zu den relevanten Bewerbungen, ohne manuell einen Filter setzen zu müssen.

Wechsle zurück zur Tabellenansicht, um die folgenden Schritte nachzuvollziehen.

Woran erkennst du, dass es funktioniert hat? In der Stellenübersicht siehst du deine Stellenanzeigen mit einer Zahlenaufschlüsselung. Ein Klick auf eine Zeile bringt dich zur gefilterten Tabellenansicht.

Schritt 3: Bewerbung im Detail ansehen

Klicke in der Tabellenansicht auf eine Bewerbung, die du genauer prüfen möchtest. Es öffnet sich ein Detailfenster, das alle Informationen zur Bewerbung übersichtlich darstellt.

Im oberen Bereich des Detailfensters siehst du die Profildaten des Talents: Name, E-Mail-Adresse und — sofern das Talent ein vollständiges Profil angelegt hat — Profilbild, bisherige Erfahrungen und Fähigkeiten. Diese Informationen stammen direkt aus dem Profil des Talents auf der Karriere-Plattform.

Darunter findest du die Bewerbungsnachricht, die das Talent beim Bewerben verfasst hat. Lies diese Nachricht aufmerksam — sie gibt dir einen ersten Eindruck von der Motivation und den Erwartungen des Talents.

Im Bereich Dokumente siehst du alle angehängten Dateien: Lebensläufe, Zeugnisse oder Anschreiben. Klicke auf eine Datei, um sie herunterzuladen. Die Dateien werden über einen sicheren, zeitlich begrenzten Link bereitgestellt — der Download startet direkt in deinem Browser.

Falls die Bewerbung über einen Unterstützer eingereicht wurde, wird im Detailfenster zusätzlich ein Hinweis mit den Angaben des Unterstützers angezeigt. Dies betrifft Talente, die bei ihrer Bewerbung Hilfe durch eine Begleitperson erhalten haben.

Am unteren Rand des Detailfensters siehst du den Eingangszeitpunkt, den aktuellen Status und den Bewerbungskanal — also ob die Bewerbung über die Plattform, per E-Mail, per Post oder telefonisch eingegangen ist.

Woran erkennst du, dass es funktioniert hat? Das Detailfenster zeigt den Namen des Talents, die Bewerbungsnachricht und mindestens eine Option zum Herunterladen von Dokumenten. Der aktuelle Status der Bewerbung ist sichtbar.

Schritt 4: Bewerbung bewerten

Die Bewertungsfunktion ermöglicht jedem Unternehmensnutzer, eine eigene Einschätzung zu einer Bewerbung abzugeben. Diese Bewertungen werden in der Tabellenansicht zusammengefasst und helfen deinem Team, die vielversprechendsten Bewerbungen schnell zu identifizieren.

In der Tabellenansicht findest du in jeder Bewerbungszeile drei Bewertungsknöpfe:

• Passt gut (3 Punkte) — Du schätzt das Talent als gut passend zur Stelle ein.
• Vielleicht (2 Punkte) — Die Bewerbung ist interessant, aber du bist noch unsicher.
• Nicht passend (1 Punkt) — Das Talent passt nach deiner Einschätzung nicht zur Stelle.

Klicke auf den Knopf, der deiner Einschätzung entspricht. Die Bewertung wird sofort gespeichert und der Knopf wird farblich hervorgehoben: grün für „Passt gut“, gelb für „Vielleicht“ und rot für „Nicht passend“. Du kannst deine Bewertung jederzeit ändern, indem du einen anderen Knopf anklickst.

In der Tabelle siehst du neben den Bewertungsknöpfen eine Zusammenfassung: die Anzahl der Bewertungen aller Kolleginnen und Kollegen sowie den Durchschnitt. Die Standardsortierung der Tabelle ordnet Bewerbungen nach der höchsten Gesamtbewertung — so stehen die vom Team am besten eingeschätzten Bewerbungen automatisch oben.

Jede Person in deinem Unternehmen bewertet unabhängig. Es gibt kein Limit für die Anzahl der Personen, die eine Bewerbung bewerten können. So fließen die Einschätzungen mehrerer Teammitglieder in eine gemeinsame Übersicht ein.

Woran erkennst du, dass es funktioniert hat? Nach dem Klick auf einen Bewertungsknopf wird dieser farblich hervorgehoben. Die Bewertungszusammenfassung in der Tabelle aktualisiert sich und zeigt deine Bewertung als Teil des Gesamtergebnisses.

Schritt 5: Bewerbung als geprüft markieren

Wenn du die Bewerbungsunterlagen gesichtet und dir einen Überblick verschafft hast, markierst du die Bewerbung als Geprüft. Dieser Schritt dokumentiert intern, dass die Unterlagen gesichtet wurden, und ändert den Status von „Neu“ auf „Geprüft“.

Klicke in der Tabellenansicht beim gewünschten Eintrag auf das Aktionsmenü und wähle Als geprüft markieren. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit vier Kontrollkästchen:

• Lebenslauf geprüft — du hast den Lebenslauf oder die berufliche Erfahrung gesichtet.
• Motivation geprüft — du hast die Bewerbungsnachricht gelesen und die Motivation eingeschätzt.
• Qualifikationen geprüft — du hast die fachlichen Voraussetzungen abgeglichen.
• Unterlagen vollständig — Alle erwarteten Unterlagen liegen vor.

Setze die zutreffenden Häkchen. Diese Informationen sind nur intern sichtbar und helfen dir und deinem Team nachzuvollziehen, welche Aspekte bereits geprüft wurden. Optional kannst du im Feld Interne Notiz eine Anmerkung hinterlassen — zum Beispiel „Qualifikation vielversprechend, Lebenslauf enthält relevante Praktika“.

Klicke auf Als geprüft markieren. Der Status der Bewerbung wechselt auf „Geprüft“ und wird in der Tabelle mit einem blauen Badge angezeigt. Das Talent kann optional per E-Mail benachrichtigt werden, dass die Bewerbung gesichtet wurde.

Woran erkennst du, dass es funktioniert hat? Der Status in der Tabelle zeigt „Geprüft“ mit einem blauen Badge. Im Detailfenster ist der Prüfzeitpunkt und der Name der prüfenden Person dokumentiert.

Schritt 6: Talent zu einem Vorstellungsgespräch einladen

Nachdem eine Bewerbung geprüft wurde und du das Talent näher kennenlernen möchtest, kannst du direkt aus dem Business-Portal eine Einladung zum Vorstellungsgespräch senden.

Klicke beim gewünschten Eintrag auf das Aktionsmenü und wähle Einladen. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Feldern:

• Datum — Der gewünschte Termin für das Gespräch.
• Uhrzeit — Die Uhrzeit des Termins.
• Ort oder Link — Die Adresse des Gesprächsorts oder ein Link für ein Online-Gespräch.
• Nachricht — Eine persönliche Nachricht an das Talent, in der du den Anlass und gegebenenfalls Vorbereitungshinweise beschreibst.
• Anrede — Wähle, ob das Talent mit „Du“ oder „Sie“ angesprochen werden soll.

Fülle die Felder sorgfältig aus. Die Angaben zu Datum, Uhrzeit und Ort werden dem Talent direkt in der Einladung angezeigt — Tippfehler könnten zu Missverständnissen führen.

Am unteren Rand des Dialogfensters findest du die Option E-Mail an das Talent senden. Wenn du diese Option aktivierst, erhält das Talent neben der Statusänderung auch eine E-Mail mit den Einladungsdetails. Es wird empfohlen, diese Option zu aktivieren, damit das Talent zeitnah informiert wird.

Klicke auf Einladung senden. Der Status der Bewerbung wechselt auf „Eingeladen“ und wird in der Tabelle mit einem blauen Badge angezeigt. Das Talent sieht die Einladungsdetails in seiner Bewerbungsübersicht auf der Karriere-Plattform.

Woran erkennst du, dass es funktioniert hat? Der Status wechselt auf „Eingeladen“. Im Detailfenster sind Datum, Uhrzeit und Ort des Gesprächs dokumentiert. Wenn die E-Mail-Option aktiviert war, wurde eine Benachrichtigung an das Talent versendet.

Schritt 7: Zusage oder Absage erteilen

Nach dem Gespräch oder der Prüfung einer Bewerbung triffst du eine abschließende Entscheidung: Zusage oder Absage. Beide Aktionen sind über das Aktionsmenü der jeweiligen Bewerbung erreichbar.

Zusage erteilen

Klicke auf Einstellen im Aktionsmenü. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem du die Einstellungsdetails erfasst:

• Startdatum — Der geplante erste Arbeitstag.
• Vertragsart — Die vereinbarte Beschäftigungsform.
• Beschäftigungsumfang — Vollzeit, Teilzeit oder andere Modelle.
• Integrationshilfe benötigt — Aktiviere dieses Feld, wenn das Talent Unterstützung bei der beruflichen Eingliederung benötigt. Es erscheint ein zusätzliches Notizfeld für Details.
• Assistenzbedarf — Aktiviere dieses Feld, wenn das Talent eine Arbeitsassistenz oder besondere Unterstützung am Arbeitsplatz benötigt.
• Interne Notiz — Eine optional vertrauliche Anmerkung zum Einstellungsprozess.

Aktiviere die Option E-Mail an das Talent senden, damit das Talent über die Zusage informiert wird. Klicke auf Einstellen bestätigen. Der Status wechselt auf „Eingestellt“ und wird in der Tabelle mit einem grünen Badge angezeigt.

Absage erteilen

Klicke auf Absagen im Aktionsmenü. Im Dialogfenster hast du folgende Möglichkeiten:

• Nachricht — Eine respektvolle Absagenachricht an das Talent. Formuliere wertschätzend — eine gute Absage hinterlässt einen positiven Eindruck.
• Anrede — Wähle zwischen „Du“ und „Sie“.
• Vorstellungsgespräch stattgefunden — Gib an, ob bereits ein persönliches Gespräch stattgefunden hat.
• Stellenstatus — Ist die Stelle noch offen, intern vergeben oder extern vergeben?

Aktiviere die Option E-Mail an das Talent senden und klicke auf Absage senden. Der Status wechselt auf „Abgelehnt“ und wird mit einem roten Badge angezeigt.

Unabhängig davon, ob du eine Zusage oder Absage erteilst: Die Entscheidung wird mit Zeitstempel und dem Namen der handelnden Person dokumentiert. So könnt ihr im Team jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Entscheidung getroffen hat.

Woran erkennst du, dass es funktioniert hat? Der Status zeigt „Eingestellt“ (grün) oder „Abgelehnt“ (rot). Im Detailfenster sind alle erfassten Details sichtbar. Das Talent wurde per E-Mail benachrichtigt, sofern die Option aktiviert war.

Schritt 8: Bewerbung manuell erfassen

Nicht alle Bewerbungen gehen über die Plattform ein. Manche Talente bewerben sich per E-Mail, per Post, telefonisch oder persönlich. Damit du auch diese Bewerbungen zentral verwalten kannst, bietet das Business-Portal die Funktion Bewerbung manuell erfassen.

Klicke in der Bewerbungsübersicht auf den Button Bewerbung manuell erfassen. Es öffnet sich ein Eingabefenster mit den folgenden Feldern:

• Stellenanzeige — Wähle aus deinen aktiven Stellen, zu welcher Anzeige die Bewerbung gehört.
• Name des Talents — Der vollständige Name der sich bewerbenden Person.
• E-Mail-Adresse — Die E-Mail-Adresse des Talents, über die es kontaktiert werden kann.
• Bewerbungstext (optional) — Ein Freitext, in dem du den Inhalt der Bewerbung zusammenfassen kannst.
• Bewerbungskanal — Wähle den Kanal, über den die Bewerbung eingegangen ist: E-Mail, Post, Telefon, Persönlich oder Sonstiges.
• Eingangsdatum — Das tatsächliche Datum, an dem die Bewerbung eingegangen ist. Das kann in der Vergangenheit liegen, wenn du eine Bewerbung nachträglich erfasst.

Unterhalb der Bewerbungsdaten findest du die Option, dem Talent eine Benachrichtigung per E-Mail zu senden. Diese Benachrichtigung enthält einen persönlichen Zugangscode, mit dem das Talent seine Bewerbung auf der Karriere-Plattform einsehen und mit einem eigenen Konto verknüpfen kann. Du kannst den Betreff, die Nachricht und die Anrede der E-Mail anpassen.

Klicke auf Bewerbung erfassen. Die Bewerbung erscheint in deiner Übersicht mit dem Status „Neu“ — genau wie eine Bewerbung, die über die Plattform eingegangen ist. Ab diesem Punkt kannst du sie genauso verwalten: bewerten, als geprüft markieren, einladen, einstellen oder absagen.

Falls du den Zugangscode nachträglich erneut versenden möchtest — beispielsweise weil das Talent die erste Nachricht nicht erhalten hat — findest du im Aktionsmenü der Bewerbung die Option Zugangscode erneut senden.

Woran erkennst du, dass es funktioniert hat? Die manuell erfasste Bewerbung erscheint in der Tabellenansicht mit dem Status „Neu“, dem angegebenen Namen und dem korrekten Bewerbungskanal. Der Zugangscode ist im Detailfenster sichtbar.

Ergebnis prüfen

Du hast das Bewerbungsmanagement im Business-Portal erfolgreich durchlaufen, wenn alle folgenden Punkte zutreffen:

• Du kannst die Bewerbungsübersicht öffnen und zwischen Tabellenansicht und Stellenübersicht wechseln.
• Du kannst eine Bewerbung im Detailfenster öffnen und Dokumente herunterladen.
• Du hast mindestens eine Bewertung abgegeben und siehst die Bewertung in der Tabelle.
• Du hast eine Bewerbung als Geprüft markiert und der Status hat sich geändert.
• Du weißt, wie du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch versendest.
• Du kannst eine Zusage oder Absage erteilen.
• Du kannst eine externe Bewerbung manuell erfassen.

Zusammenfassung

In diesem Tutorial hast du den vollständigen Bewerbungsprozess im Business-Portal kennengelernt. Der Ablauf umfasst acht Schritte:

1. Bewerbungsübersicht öffnen und Filter nutzen.
2. Zwischen Tabellenansicht und Stellenübersicht wechseln.
3. Bewerbung im Detail ansehen, Unterlagen und Nachricht lesen.
4. Bewerbung mit einem Dreistufensystem bewerten.
5. Bewerbung als geprüft markieren und intern dokumentieren.
6. Talent zu einem Vorstellungsgespräch einladen.
7. Zusage oder Absage erteilen.
8. Externe Bewerbungen manuell erfassen.

Als nächste Schritte empfehlen wir dir:

• Benachrichtigungen konfigurieren — In den Einstellungen kannst du festlegen, über welche Kanäle du bei neuen Bewerbungen informiert werden: per E-Mail, als In-App-Benachrichtigung oder beides.
• Stellenanzeigen optimieren — Je aussagekräftiger deine Stellenanzeigen formuliert sind, desto passendere Bewerbungen erhältst du. Prüfe deine aktuellen Anzeigen und ergänze fehlende Details.
• Team einbinden — Lade Kolleginnen und Kollegen zum Business-Portal ein. Mehrere Personen können Bewerbungen unabhängig bewerten, sodass die Gesamtbewertung die Einschätzung des gesamten Teams widerspiegelt.
• Matching nutzen — Die Plattform kann dir passende Talente vorschlagen. Je detaillierter deine Stellenanzeigen und Anforderungen formuliert sind, desto treffsicherer werden die Vorschläge.

Fehlerbehebung

Bewerbungsübersicht zeigt keine Einträge

Prüfe zunächst die aktiven Filter. Möglicherweise ist ein Statusfilter oder ein Stellenfilter gesetzt, der die Ergebnisse einschränkt. Setze alle Filter zurück, um die vollständige Liste zu sehen. Falls dein Konto einem bestimmten Standort zugeordnet ist, siehst du nur Bewerbungen für Stellenanzeigen dieses Standorts — das ist kein Fehler, sondern eine standortbezogene Einschränkung.

Aktionsmenü zeigt nicht alle Optionen

Die verfügbaren Aktionen hängen vom aktuellen Status der Bewerbung ab. Beispielsweise steht die Option „Einladen“ erst zur Verfügung, nachdem die Bewerbung als geprüft markiert wurde. Prüfe den Status und führe gegebenenfalls zuerst den vorherigen Bearbeitungsschritt durch. Außerdem benötigst du die Berechtigung „Bewerbungen bearbeiten“ — ohne diese Berechtigung kannst du Bewerbungen nur ansehen, aber nicht bearbeiten.

E-Mail an das Talent wurde nicht zugestellt

Stelle sicher, dass du die Option „E-Mail senden“ im jeweiligen Dialogfenster aktiviert hast. Die E-Mail wird nur versendet, wenn die Option ausdrücklich aktiviert ist. Prüfe zudem, ob die E-Mail-Adresse des Talents korrekt hinterlegt ist — besonders bei manuell erfassten Bewerbungen kann ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse die Zustellung verhindern.

Bewertungsknöpfe reagieren nicht

Warte einen Moment, bis die vorherige Aktion abgeschlossen ist. Die Bewertung wird serverseitig verarbeitet und der Knopf zeigt während der Verarbeitung einen Ladezustand. Falls die Reaktion weiterhin ausbleibt, lade die Seite über den Browser-Refresh neu. Deine bisherigen Bewertungen gehen dabei nicht verloren.

Manuell erfasste Bewerbung zeigt keinen Zugangscode

Der Zugangscode wird automatisch bei der manuellen Erfassung generiert. Öffne das Detailfenster der Bewerbung — dort findest du den Zugangscode im Bereich der Bewerbungsinformationen. Falls das Talent den Code nicht erhalten hat, nutze die Option „Zugangscode erneut senden“ im Aktionsmenü.